Guia Rápido para Alugar Equipamentos no Sistema
Este guia destina-se a você que tem duvidas de como fazer utilizar o sistema de locação de equipamentos, apresentando um passo a passo simplificado para encontrar e preencher cada etapa. Sempre que precisar de detalhes ou imagens ilustrativas, clique nos links indicados para visualizar a tela correspondente e ver instruções completas.
1. Cadastre o Equipamento como “Produto”
Antes de alugar, todo equipamento precisa existir no sistema como um produto. Dessa forma, você garante que ele conste no estoque para uso nas etapas seguintes.
Acesse a área Produtos do sistema e clique em “Novo Produto”.
Informe os dados principais:
Código ou Código de Barras (para identificação rápida).
Nome/Descrição (por exemplo: “Betoneira 150L Motor 1/2CV 220V”).
Unidade de Medida (por ex.: “UN”).
Preço de Compra e Margem de Venda (mesmo que você não vá vender; esses campos podem ficar em branco se não for necessário).
Categoria/Departamento (por ex.: “Construção Civil”).
Quantidade em Estoque (mesmo que seja apenas 1 unidade, informe “1”).
Clique em Salvar para concluir o cadastro.
Saiba mais sobre esta etapa:
Cadastrar um Produto no Sistema (Cadastro Simplificado)
2. Defina o Tipo de Locação (Opcional)
Com a finalidade de agilizar o processo de cadastro e permitir um lançamento rápido para composição de valores ao gerar um contrato de locação.
Abra o menu de Locação de Equipamentos e escolha “Tipos de Locação”.
Clique em “Novo Tipo de Locação”.
Preencha as informações essenciais:
Descrição (por ex.: “Locação Diária Betoneira” ou “Locação Mensal de Betoneira”).
Código Produto/Serviço Fixo ("produto" que ira ser lançado automaticamente após o registro da locação).
Salve para que esse tipo fique disponível ao alugar.
Saiba mais sobre esta etapa:
Como cadastrar um tipo de locação
3. Crie um Grupo de Itens
Para facilitar a busca, agrupe equipamentos semelhantes. Por exemplo, todas as betoneiras de ate 150 Litros podem ficar no grupo “Betoneiras” e todos as escadas no grupo “Jardinagem”.
No menu de Locação de Equipamentos, acesse “Grupos de Itens”.
Clique em “Novo Grupo”.
Informe:
Uma breve Descrição (opcional, mas ajuda a diferenciar).
Salve para que esse grupo seja usado ao cadastrar itens.
Saiba mais sobre esta etapa:
Como Cadastrar um Grupo de Itens no Sistema
4. Cadastre Cada Unidade Física como “Item para Locação”
Cada equipamento que será efetivamente emprestado deve ser cadastrado como um item individual. Isso permite controlar o status (disponível, alugado, em manutenção) e associar datas de devolução.
Acesse “Itens para Locação” dentro de Locação de Equipamentos.
Clique em “Novo Item”.
No formulário, informe:
Código ou Número de Série (identificação única da unidade, ex.: “BETONEIRA-001”).
Grupo de Itens (selecione o grupo criado, ex.: “Máquinas Betoneira”).
Descrição do Item (por ex.: “Betoneira 001 - 110 V”).
Valor de Indenização (caso ocorra perda ou dano, quanto será cobrado).
Prazo Máximo de Devolução (quantos dias o cliente tem para retornar o equipamento).
Número de Utilizações até Manutenção (ex.: “20 utilizações” para revisão).
Marque Manutenção (Sim/Não) se esse item requer revisão periódica.
Marque Várias Peças (Sim/Não) se for possível dividir o equipamento em várias peças no contrato (ex.: um jogo de tendas).
Clique em Salvar. O sistema registra o item e já o disponibiliza como “Disponível” para alugar.
Saiba mais sobre esta etapa:
Como Cadastrar um Item para Locação
5. Efetue a Locação na Tela de Controle
Agora que tudo está cadastrado (produto, tipo, grupo e item), utilize a tela de Controle de Locação para criar contratos, inserir itens, calcular valores e acompanhar devoluções.
Acesse “Controle de Locação de Equipamentos” no menu de Locação.
Na listagem de locações:
Você pode buscar locações existentes por código, nome de cliente ou termos como “vencida” ou “devolvida”.
Para criar uma nova, clique em “Novo Contrato” ou “Incluir”.
Na tela de cadastro de locação, preencha:
Cliente: Selecione ou cadastre o cliente que irá alugar (nome, endereço e telefone aparecem juntos).
Endereço de Entrega: Confirme o local onde o equipamento deve ser entregue.
Tipo de Locação: Escolha o tipo configurado (ex.: “Locação Diária”).
Data de Início e Data de Término da locação (o sistema calcula o valor com base nesse intervalo).
Forma de Pagamento (dinheiro, cartão, boleto, etc.).
Em “Itens da Locação”:
Clique em “Adicionar Item”.
Selecione o Código/Número de Série (o sistema mostrará apenas itens com status “Disponível”).
O sistema exibirá automaticamente o valor unitário e o total considerando o tipo de locação caso tenha utilizado esta opção.
Repita o processo para todos os itens que o cliente deseja alugar.
Em “Parcelamento e Vencimentos” (se aplicável):
Informe a Data do Contrato (geralmente a data do dia).
Defina o Primeiro Vencimento e o Número de Parcelas (se for parcelado).
O sistema calculará as datas seguintes e o valor de cada parcela automaticamente.
Clique em “Concluir/Salvar”.
O sistema gera um número de contrato, bloqueia o item (status muda para “Alugado”) e emite – se configurado – o documento de Locação.
Você pode imprimir ou enviar o contrato por e-mail diretamente na tela.
Saiba mais sobre esta etapa:
Como usar o Controle de Locação de Equipamentos
6. Registrar a Devolução e Acompanhar Status
Após o período de locação, proceda com a devolução para liberar o equipamento:
Na mesma tela de Controle de Locação, use o filtro para buscar contratos “Em Andamento”.
Localize o contrato correspondente e clique em “Editar” ou “Alterar”.
Em “Data de Devolução (Retorno)”, informe a data e hora reais em que o equipamento foi retornado.
Clique em Salvar. O item volta automaticamente ao status “Disponível”.
Caso a devolução ocorra após a data prevista, o sistema sinaliza o contrato como “Atrasado”, permitindo que você:
Consulte relatórios de inadimplência.
Entre em contato com o cliente para regularizar a situação.
Dicas Práticas para o Usuário Final
Verifique o status antes de alugar: Na tela de “Itens para Locação”, sempre confirme se o equipamento está como “Disponível”. Itens em manutenção ou já alugados não aparecerão para seleção.
Use nomes claros nos itens: Ao cadastrar, escolha descrições como “Serra Elétrica 220 V – Série A1” para não confundir com outra máquina similar.
Planeje a manutenção: Se um equipamento exige revisão após certa quantidade de usos, o sistema automaticamente o bloqueia até você registrar a manutenção concluída.
Aproveite o filtro de clientes: Selecione rapidamente o cliente digitando parte do nome ou do documento (CPF/CNPJ).
Emita contratos digitais: Após concluir a locação, verifique se a opção de envio por e-mail está ativa para agilizar a assinatura eletrônica, quando disponível.
Cheque relatórios de atraso diariamente: Assim, você consegue notificar clientes que ainda não devolveram o equipamento e evita prejuízos.
Outros Artigos Relacionados
- Assista nosso vídeo de demonstração de Locações de Máquinas e Equipamentos
- Como cadastrar um produto (Cadastro Simplificado)
- Como cadastrar um Tipos de locação
- Como Cadastrar um Grupo de Itens no Sistema
- Como cadastrar um item para locação
Conclusão
Seguindo estes passos resumidos, você estará apto a cadastrar, alugar e controlar a devolução de equipamentos no sistema, tudo de forma prática e rápida. Sempre que precisar de imagens ou instruções mais detalhadas, basta clicar nos links correspondentes para cada etapa. Bom aluguel!