O Syspan Multi Empresas – NFe é um sistema desenvolvido pela Syspan Informática que permite a emissão e o gerenciamento de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e Manifestos Eletrônicos de Documentos Fiscais (MDF-e) de múltiplas empresas a partir de uma única interface. Com foco em escritórios de contabilidade e empresas que possuem diversas unidades ou filiais, a solução oferece funcionalidades para cadastro de emissores, controle de acesso de contadores, geração automática de arquivos e lista gerencial de NF-es emitidas. Além disso, conta com alertas de vencimento de certificado digital, backup automático e interface gráfica simplificada, garantindo eficiência operacional e conformidade fiscal. A seguir, apresentamos um panorama completo sobre o sistema, suas características, funcionamento e vantagens para o usuário
1. Introdução: Contexto da NF-e e NFC-e
Antes de detalhar o Syspan Multi Empresas – NFe, é importante compreender o conceito de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e como ela se relaciona à Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), tema abordado pelo link de referência fornecido.
A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é um documento fiscal digital que substitui a versão em papel para transações de venda de produtos ou serviços entre empresas (B2B), devendo ser emitida e validada eletronicamente pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado de origem do emitente.
Já a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) destina-se ao consumidor final (B2C), possuindo características específicas como emissão 100% digital e identificação por QR Code para consulta em tempo real.
Embora o foco do Syspan Multi Empresas – NFe seja a emissão de NF-e, entender o ecossistema de documentos fiscais eletrônicos é fundamental para perceber as diferenças de uso e público-alvo entre NF-e e NFC-e.
2. O que é o Sistema Syspan Multi Empresas – NFe
O Syspan Multi Empresas – NFe é uma solução modular desenvolvida pela Syspan Informática que atende principalmente escritórios de contabilidade e empresas com múltiplas unidades legais. Seu propósito é centralizar processos de emissão, gerenciamento e armazenamento de documentos fiscais eletrônicos, garantindo que o contador ou gestor possa operar sobre todas as empresas de sua carteira sem alternar entre sistemas distintos.
No portal da Syspan, o sistema é descrito como um “Sistema completo de Emissão e gerenciamento de NFe e MDF-e de diversas empresas em apenas uma tela”, evidenciando seu caráter multiempresa e unificado. syspan.com.br
A solução integra cadastro de múltiplos clientes/emissores, permitindo ao contador ter visibilidade e controle de todas as NF-es e MDF-es de suas empresas clientes por meio de um único login. syspan.com.br
Seu público-alvo inclui escritórios de contabilidade que precisam gerenciar notas fiscais de diversas empresas clientes, empresas com matrizes e filiais, além de grupos econômicos que buscam centralizar a gestão fiscal. syspan.com.br
3. Principais Funcionalidades
3.1 Cadastro de Diversos Emissores
Permite cadastrar múltiplos CNPJs como emissores dentro de um único ambiente, facilitando o gerenciamento centralizado.
O acesso pode ser segmentado, de forma que cada contador tenha permissão somente para os emitentes pelos quais é responsável, garantindo segurança e privacidade.
3.2 Emissão de NF-e e MDF-e
O módulo de emissão de NF-e possibilita a criação, assinatura e envio dos arquivos XML diretamente para a SEFAZ estadual, seguindo as especificações do projeto nacional da NF-e.
Para empresas que realizam transporte de cargas, há integração com o módulo de MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), permitindo coletar as NF-es associadas e gerar o manifesto obrigatório para circulação de mercadorias.
3.3 Lista Gerencial de NF-es Emitidas
O sistema disponibiliza uma visão consolidada de todas as NF-es emitidas, com filtros por período, emitente, destinatário e situação (autorizada, cancelada, etc.), facilitando a conferência e auditoria.
3.4 Alertas de Vencimento de Certificado Digital
Antecipação automática de notificações sobre a proximidade do vencimento do certificado digital A1 ou A3, evitando interrupções na emissão de documentos fiscais eletrônicos.
3.5 Interface Gráfica Simplificada
Ambiente totalmente gráfico, com menus intuitivos e sistema de navegação amigável, reduzindo a curva de aprendizado, conforme descrito pela Syspan.
3.6 Backup Automático
O sistema realiza backups periódicos dos arquivos XML gerados, garantindo segurança e preservação dos dados fiscais, sem depender de procedimentos manuais.
3.7 Compatibilidade com Windows
Projetado para ser instalado em qualquer versão do Windows (desde Windows 7 até Windows 10/11), contemplando a maioria dos ambientes corporativos em escritórios de contabilidade.
4. Como Funciona a Emissão do Documento
A operação do Syspan Multi Empresas – NFe segue um fluxo lógico que integra o cadastro de emitentes, geração de XML, envio para a SEFAZ, e controle gerencial:
Cadastro de Emitentes
O contador ou responsável cadastra no sistema os dados completos de cada CNPJ que irá emitir NF-e e/ou MDF-e, incluindo Chave de Acesso ao Certificado Digital.
Geração de Arquivos XML
A partir das informações de faturamento (itens, valores, CFOP, destinatário etc.), o sistema monta automaticamente o arquivo XML conforme schema nacional da NF-e.
Assinatura Digital e Envio à SEFAZ
O XML é assinado digitalmente com o certificado A1 ou A3 do emitente.
Em seguida, o sistema transmite o XML para a SEFAZ estadual correspondente, aguardando o protocolo de autorização.
Retorno e Impressão de DANFE
Após o retorno de autorização, o sistema gera o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) para impressão ou envio eletrônico ao destinatário, conforme necessidade.
Atualização da Lista Gerencial
Todas as NF-es emitidas são exibidas na tela de controle gerencial, permitindo filtragem por situação (autorizada, cancelada, inutilizada) e data.
Emissão de MDF-e (Opcional)
Para operações de transporte interestadual, o sistema permite criar o MDF-e vinculando as NF-es emitidas, e transmiti-lo automaticamente à SEFAZ para garantir regularidade do transporte.
Backup Automático
Todos os XMLs e DANFEs gerados são armazenados em pastas ou diretórios configurados, com rotinas de backup agendado.
5. Vantagens e Benefícios
5.1 Gestão Centralizada de Múltiplas Empresas
Com capacidade para diversas empresas em apenas uma tela, o sistema elimina a necessidade de alternar entre diferentes softwares ou contas, reduzindo retrabalho e erros humanos.
5.2 Controle de Acesso e Segurança
O gestor ou escritório de contabilidade pode definir níveis de permissão, garantindo que cada contador ou colaborador visualize apenas as empresas pelas quais é responsável. Isso reforça a segurança dos dados fiscais.
5.3 Redução de Tempo e Custos Operacionais
Ao automatizar o processo de geração de XML, assinatura digital e envio à SEFAZ, o sistema diminui significativamente o tempo gasto com atividades manuais, evitando erros de digitação e retrabalho.
5.4 Melhoria na Conformidade Fiscal
O alerta de vencimento de certificado digital minimiza riscos de emissões interrompidas. Além disso, a geração automática dos arquivos XML conforme o padrão da SEFAZ reduz a probabilidade de rejeições por questões de layout ou conteúdo.
5.5 Backup e Recuperação de Dados
O backup automático de XMLs e DANFEs assegura que o escritório de contabilidade ou o cliente nunca percam documentos fiscais, atendendo às normativas de guarda de documentos e facilitando auditorias.
5.6 Facilidade de Uso
A interface gráfica simplificada, aliada a um menu organizado, promove rapidez no treinamento de novos usuários, reduzindo a curva de aprendizado.
6. Escopo de Implantação
6.1 Requisitos de Ambiente
Sistema Operacional: Windows 7, 8, 10 ou 11 (32 ou 64 bits) compatível com .NET Framework (versão mínima exigida pela Syspan).
Banco de Dados: usualmente MySQL, dependendo dos módulos correlacionados já utilizados pelo cliente.
Certificado Digital: A1 (arquivo .pfx) ou A3 (cartão ou token).
6.2 Treinamento e Suporte
A Syspan oferece suporte técnico para instalação, parametrização de certificados e esclarecimento de dúvidas, conforme contrato de manutenção vigente.
Treinamentos podem ser realizados presencialmente ou remotamente, dependendo da regionalidade e necessidade do cliente.
7. Considerações Finais
O Syspan Multi Empresas – NFe demonstra ser uma ferramenta robusta e alinhada às necessidades de escritórios de contabilidade e empresas com múltiplas unidades que buscam centralizar o processo de emissão e gestão de documentos fiscais eletrônicos. Com funcionalidades que vão desde o cadastro de diversos emissores até o backup automático e alertas de vencimento de certificado, a solução reduz custos operacionais, melhora a conformidade fiscal e simplifica o fluxo de trabalho de contadores e gestores. Para empresas que ainda não implementaram um sistema unificado de NF-e, o Syspan Multi Empresas – NFe representa uma alternativa eficiente e com a confiabilidade já consolidada pela Syspan Informática.
Referências
Syspan Informática. Sistema Multi NF-e para Escritórios de Contabilidade. Disponível em: syspan.com.br/?cod=23&tab=sistemas syspan.com.br
Syspan Informática. Como Cadastrar um Novo Emissor no Sistema Syspan Multi Empresas - NFe. Disponível em: https://syspan1997.tomticket.com/kb/comercial/como-cadastrar-um-novo-emissor-no-sistema-syspan-multi-empresas-nfe